Le quittancement désigne l’action de lancer la facturation des loyers à venir tout en éditant les quittances du mois écoulé. Chaque mois, le gestionnaire émet les appels de loyer pour la période suivante et délivre aux locataires la preuve des paiements déjà encaissés. Ce geste, répété à date fixe, structure toute la gestion locative et conditionne le suivi des encaissements.
Quittancement : que recouvre ce terme ?
Le quittancement n’est pas un document mais un processus. Il regroupe deux opérations menées au même moment.
- L’édition des quittances de loyer correspondant au mois précédent, une fois les paiements reçus.
- Le lancement des appels de loyer pour le mois à venir, c’est-à-dire la facturation des sommes dues.
Dans une agence ou un cabinet d’administration de biens, cette tâche revient en boucle. Elle s’appuie sur un logiciel de gérance qui calcule le loyer, ajoute les provisions pour charges et génère les avis. Le rythme mensuel reste la règle, même si certains baux commerciaux fonctionnent au trimestre. Bien mené, le quittancement donne une vision claire des loyers attendus et des retards éventuels.
Quittancement, quittance, avis d’échéance : ne plus confondre
Trois mots proches désignent des réalités différentes. Le quittancement est l’action ; la quittance et l’avis d’échéance sont des documents qui interviennent à des moments distincts du cycle de paiement.
L’avis d’échéance arrive avant le paiement. Il rappelle au locataire le montant à régler et la date limite. La quittance, elle, ne se délivre qu’après le règlement intégral du loyer et des charges. Elle vaut preuve de paiement.
| Terme | Nature | Moment | Rôle |
|---|---|---|---|
| Quittancement | Action | Chaque mois | Éditer les quittances et lancer les appels de loyer |
| Avis d’échéance | Document | Avant paiement | Annoncer la somme à payer |
| Quittance de loyer | Document | Après paiement | Attester le paiement complet |
Quand le locataire ne verse qu’une partie du montant, il ne reçoit pas de quittance mais un simple reçu indiquant la somme encaissée.
Le métier de chargé de quittancement
Dans l’immobilier, le chargé de quittancement veille au bon déroulement de ce cycle. Il émet les quittances et les appels de loyer, suit les paiements, relance les impayés et tient à jour la répartition des charges entre propriétaire et locataire. C’est aussi à ce stade que se pose, par exemple, la question de la répartition de la taxe d’ordures ménagères entre plusieurs locataires.
Ce poste exige de la rigueur comptable et une bonne connaissance des baux. Le professionnel travaille en agence immobilière, chez un administrateur de biens ou au sein d’un bailleur social, là où le volume de lots impose un traitement méthodique. Quand les retards de paiement s’installent, le gestionnaire enclenche les démarches de recouvrement, qui peuvent aller jusqu’au commandement de payer visant la clause résolutoire. Son travail alimente directement la reddition des comptes adressée aux propriétaires.
Ce que dit la loi sur la quittance de loyer
La quittance obéit à un cadre précis fixé par la loi du 6 juillet 1989. Le propriétaire, l’agence ou le bailleur social doit la remettre gratuitement dès que le locataire en fait la demande. Aucun frais ne peut être facturé pour ce service.
Le document distingue toujours le montant du loyer de celui des charges. La transmission par courriel reste possible, à condition que le locataire ait donné son accord. Cette quittance sert souvent de justificatif, par exemple pour une demande d’aide au logement ou un dossier de location futur. Le quittancement bien tenu garantit que chaque locataire dispose, à temps, de cette preuve de paiement.
